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Email professionale: ecco come si scrive per risultare credibili

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Email professionale? E’ bene che la consideriate per l’importanza che ha e che impariate quanto prima una corretta gestione dell’uso delle mail al lavoro. Nonostante i numerosi canali utilizzati oggi dalle persone per collegarsi al posto di lavoro (da LinkedIn a Skype), la mail rimane uno degli strumenti di comunicazione professionale più comunemente usati. Che stiate interagendo con i responsabili delle assunzioni, gli attuali datori di lavoro o i colleghi, vi conviene essere il più lucidi possibile nei vostri messaggi e per farlo vi proponiamo una guida che vi darà strumenti ed esempi concreti sul tema. Non vi resta che fare vostro il testo e metterlo in pratica quanto prima. La differenza nella comunicazione moderna, infatti, la fa l’esperienza. Buona lettura.

Email professionale? Per scriverla ci vuole cognizione di causa, cognizione di causa che si materializza in questi 6 stilemi.

1 *** Ottenere il massimo dalla propria firma ***

Le firme consentono ai vostri destinatari di capire chi siete a livello professionale. Assicuratevi di includere:

  • il titolo;
  • il nome dell’azienda;
  • ulteriori informazioni di contatto;
  • i social media;
  • i siti web.

Se si utilizza la propria email sia dal desktop sia dal telefono, è importante che corrisponda la firma su entrambi i dispositivi perché non è professionale firmare i messaggi con firme di base come “Inviato da iPhone”.

2 *** Creare modelli per le risposte usate di frequente ***

Se ricevete domande frequenti, è intelligente utilizzare i modelli per assicurarti di fornire un feedback corrispondente a ciascuna risposta.

Ciò consente di risparmiare tempo dall’articolazione di messaggi unici e appropriati, anche perché la maggior parte delle risposte alle email dei professionisti possono essere scritte in anticipo e modificate leggermente per renderle personali e significative per l’email specifica a cui viene risposto.

Un suggerimento? Pensate alle prime tre email più ricevute e scrivete una risposta a ciascuna di esse.

3 *** Mantenersi semplici e organizzati ***

Il modo in cui formattate le vostre email è importante quanto le parole che scegliete.

Per presentare mail in modo efficiente, usate i punti elenco per oggetti importanti. Ciò consente ai destinatari di scansionare la vostra posta elettronica e determinare il suo scopo generale.

Non fate troppe domande e toccate un punto principale per email.

4 *** Curare la revisione ***

Errori di battitura ed errori stilistici possono farvi apparire poco professionale o incompetente. La correzione di bozze è fondamentale per esercitarsi prima di inviare un’e-mail.

ATTENZIONE. Per evitare di inviare inavvertitamente un’email incompleta, aggiungete l’indirizzo del destinatario dopo aver scritto e modificato il messaggio. In questo modo, potete essere sicuri di poter leggere e rileggere quello che avete scritto ed apportare le modifiche necessarie senza preoccuparvi di un invio accidentale.

5 *** Gestire i tempi di risposta ***

I tempi di risposta di una mail sono importanti. Non cadete nel malcostume italiano di non rispondere o di farlo in ritardo cronico.

Secondo il bon-ton europeo, infatti, si dovrebbe rispondere al capo, ad un cliente o ad un collega lo stesso giorno in cui vi è stata inviata la mail. Se non avete una risposta appropriata o il materiale corretto, fate semplicemente sapere loro che avete ricevuto il loro messaggio e che a breve avranno le informazioni di cui hanno bisogno.

6 *** Avere una linea editoriale precisa ***

Molte persone sottovalutano l’importanza della linea editoriale di una mail. Le righe dell’oggetto devono essere concise ma sufficientemente approfondite da attirare l’attenzione del lettore. Non solo.

Dovete stabilire in principio il tone of voice per dare sempre quella costanza identità narrativa. Se due clienti confrontano vostre comunicazione, non dovete assolutamente apparire diversi. Sarebbe un segno di pochissima professionalità.

Come mandare una mail

Come mandare una mail

Ora che ne sapete di più sulla email professionale, è bene capire alcuni passaggi di contestualizzazione.

Dovete partire dal presupposto che chiunque può leggere la vostra mail una volta inviata. Come ogni messaggio scritto su una piattaforma online, le vostre parole non sono private.

Se non siete d’accordo con questo non dovreste inviare alcuna comunicazione. Non è possibile riprendere il messaggio una volta consegnato, quindi fate attenzione a ciò che digitate.

Una regola aurea per mandare correttamente una mail è che, prima di premere “Invia”, vi dovete chiedere sempre se sareste orgogliosi di questa email se fosse sulla prima pagina del giornale. Perché ciò che è in forma scritta può essere facilmente condiviso con gli altri!

Tra le caratteristiche di un buon invio di mail c’è poi il timing. Dovete spedire la posta agli orari giusti e nei giorni giusti. Evitate il fine settimana o il venerdì dopo le 15. Ideale sarebbe le primissime ore del lunedì, che danno l’idea di iniziare la settimana in modo costruttivo, o anche nel pieno della notte, se volete impressionare il cliente con la vostra dedizione.

Mail di lavoro

E’ chiaro che scrivere per scopi privati o lavorativi non sia la stessa cosa. Ora che che avete posto i confini di questa comunicazione, però, è bene completare l’informazione con questi concetti chiave di una mail di lavoro.

Oggetto della mail

Nn lasciate mai il campo dell’oggetto vuoto! Troppo spesso, le persone lo fanno o scrivono un paio di parole vaghe che non spiegano in dettaglio ciò che c’è nella mail.

Invece dovreste scrivere una descrizione breve ma accurata di ciò che il messaggio contiene. L’obiettivo è aiutare il destinatario a organizzare la propria posta in arrivo creando una voce precisa (comprese eventuali date o scadenze pertinenti di cui potrebbero aver bisogno per fare rapidamente riferimento).

Tone of voice del testo

Siate molto formali. I clienti non sono amici e non siete in pizzeria.

Rivolgetevi al destinatario come fareste in un colloquio in un ufficio e non sbaglierete mai.

Gestione degli allegati

Allegate solo quando è davvero richiesto!

Non mandate documenti di grandi dimensioni come un portfolio o una presentazione. Ha più senso usare servizio come Wetransfer che alleggeriscono l’utente.

Ricordate solo nella mail la disponibilità a mandare determinati documenti, così sarà l’utente a chiedere solo quello a cui sarà veramente interessato.

Correzione della bozza

La rilettura di una comunicazione è tipica di un professionista.

Non redigete la vostra email inviandola rapidamente senza riguardarla più volte perché potrebbe essere piena di refusi o buchi.

Controllatela, invece, più volte accuratamente anche per imbarazzanti eventuali errori di ortografia e grammatica.

Organizzazione dei concetti

Chi legge non è nella vostra testa e lo dovete considerare quando create le parole. Non siate confusionari solo perché voi avete un vostro ordine personale delle cose.

Non scrivete la vostra email professionale senza organizzare chiaramente i vostri concetti chiave anche schematicamente.

Organizzate, quindi, la il tutto in:

  • introduzione, che indica la ragione del contatto con la persona;
  • corpo, che mostra le informazioni che state cercando di trasmettere.;
  • chiusura, che spiega se c’è volontà di contatto e come farlo.

Disciplina dello scrittore

Come diceva Ernest Hemingway, uno scrittore si distingue da un amante delle parole per la disciplina. Voi siete scrittori aziendali.

Non rispondete alle mail precedenti per facilità perché creerete una lunga catena difficile da individuare e da gestire.

Fate nuova email professionale ogni volta, ogni volta con un giusto oggetto. Se le parti precedenti della conversazione sono pertinenti, eliminate le parti della catena che non sono più necessarie per comprendere l’attuale conversazione e-mail, mantenendo le parti della catena rilevanti.

Forse vi interessa anche un articolo sui migliori programmi per presentazioni.

Ora siete giunti alla fine di questa guida su come scrivere una email professionale. Rimanete tali però. Cioè? Cioè continuate a dimostrare di non essere alle prime armi informandovi su tutto il vostro mondo accademico e post laurea.

Ecco a cosa servono gli articoli sul nostro blog universitario della città di Catania e le risposte che diamo ogni giorno attraverso questo apposito form di richiesta informazioni.

Informativa ai dell’art. 13 del Regolamento (UE) n. 679/2016 c.d. GDPR

Vi informiamo, ai sensi dell’art.13 del Regolamento UE 2016/679 (c.d. Regolamento Generale per la protezione dei dati personali – c.d. 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Il Titolare del trattamento e il Responsabile della protezione dei dati personali Titolare del trattamento dei Vostri dati è l’Università Niccolò Cusano – Telematica Roma, con sede in Roma, Via Don Carlo Gnocchi, 3, con Email: privacy@unicusano.it; tramite il https://www.unicusano.it/ è conoscibile l’elenco completo ed aggiornato dei responsabili del trattamento o destinatari. Si informa a tal riguardo che la nostra Università ha provveduto a nominare il proprio Responsabile della protezione dei dati personali (c.d. RPD) l’avvocato Daniela Sasanelli ad ulteriore garanzia dei diritti dell’interessato e come unico punto di contatto con l’Autorità di Controllo, il nostro RPD potrà essere contattato alla seguente email: privacy@unicusano.it Per lo svolgimento di parte delle nostre attività ci rivolgiamo anche a soggetti terzi per l’effettuazione di elaborazioni di dati necessarie per l’esecuzione di particolari compiti e di contratti. 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Tuttavia, tali dati personali essendo necessari, oltre che per finalità di legge e/o regolamento, per instaurare il rapporto di iscrizione ai corsi di studio laurea, post laurea e perfezionamento e/o inerente le attività da noi gestite e/o per l’instaurazione del rapporto previdenziale, contrattuale o assicurativo; al fine di dare esecuzione alle relative obbligazioni, il rifiuto di fornirli alla nostra Università potrebbe determinare l’impossibilità di instaurare o dare esecuzione al suddetto rapporto. I vostri dati possono essere conservati oltre il periodo strettamente indispensabile previsto dagli obblighi di legge e comunque al solo fine di fornire ulteriori garanzie a nostri studenti. Diritti dell’interessato, limitazione del trattamento, diritto alla portabilità e diritto di proporre azione innanzi al Garante privacy (c. d reclamo previsto dal regolamento europeo 2016/679/UE) Ai sensi del regolamento europeo sopra citato, Voi avete diritto di essere informati sul nome, la denominazione o la ragione sociale ed il domicilio, la residenza o la sede del titolare e del responsabile del trattamento, e circa le finalità e le modalità dello stesso, nonché di ottenere senza ritardo, a cura del titolare: a) la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che Vi riguardano, anche se non ancora registrati, e la comunicazione in forma intelligibile dei medesimi dati e della loro origine, nonché della logica e delle finalità su cui si basa il trattamento: detta richiesta può essere rinnovata, salva l’esigenza per giustificati motivi; b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati eventualmente trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; c) l’aggiornamento, la rettificazione, ovvero, qualora Vi abbiate interesse, l’integrazione dei dati; d) l’attestazione che le operazioni di cui ai punti b) e c) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si riveli impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato. 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